• Thành viên tham dự ở các tỉnh/ thành ngoài Tp.HCM sẽ tập trung về Tp.HCM vào ngày 23/10/2012 (có mặt đầy đủ, chậm nhất là 08h00 sáng ngày 24/10/2012).
• Sau thời gian trên, nếu các thành viên vẫn không có mặt thì Bổn Trang sẽ xem như đồng đạo tự ý bỏ hành trình và không tham gia chương trình Đại Hội Võ Lâm – Việt Trung (đồng đạo có thể phải đền bù số tiền lên đến 50.000.000 VNĐ vì lý do này).
• Địa điểm lưu trú tại Tp.HCM vào ngày 23/10/2012: Khách sạn Hoa Hướng Dương - 821, 823 đường Lê Hồng Phong (nối dài), P.12, Q.10, TP HCM.

Sơ đồ hướng dẫn đường đi đến khách sạn Hoa Hướng Dương

Các chi phí nằm trong hành trình được Ban tổ chức (BTC) chịu trách nhiệm cụ thể như sau:

• Chi phí đi lại: Di chuyển từ các tỉnh/ thành về khu vực Tp.HCM và từ Tp.HCM di chuyển sang Bắc Kinh và ngược lại.
• Chi phí ăn uống tại Bắc Kinh: 03 buổi/ngày (hành trình 05 ngày 04 đêm).
• Chi phí khách sạn tại Bắc Kinh trong thời gian lưu trú: BTC chỉ chịu trách nhiệm về chi phí khách sạn (các thành viên sử dụng dịch vụ trong khách sạn sẽ tự chịu chi phí: Nước uống, dịch vụ giặt ủi, ăn uống phát sinh ...).
• Chi phí di chuyển và tham quan nằm trong hành trình của BTC tại Bắc Kinh (các hành trình nằm ngoài chương trình của BTC, các thành viên tự chịu chi phí khi di chuyển).
• Ngoài các chi phí nêu trên, BTC không hỗ trợ thêm các chi phí phát sinh nào từ các thành viên. Ví dụ: Chi phí sinh hoạt, đi lại, ăn uống, mua sắm cá nhân ...
• Quý thành viên tự chủ động việc quy đổi tiền tệ từ VNĐ sang tiền Nhân Dân Tệ của Trung Quốc để tiện cho việc sinh hoạt, mua sắm.

• Thời gian và lộ trình trong chương trình Đại Hội Võ Lâm Việt - Trung đã được BTC chuẩn bị sẵn, do đó các thành viên phải đảm bảo tham dự theo đúng lịch trình của BTC đề ra. Trong trường hợp thành viên muốn thay đổi vì lý do cá nhân vui lòng liên hệ trực tiếp với BTC để được giải quyết.
• Các thành viên tuyệt đối không tự ý tách đoàn khi chưa có sự đồng ý của BTC. Việc thành viên tự ý tách đoàn không thông báo sẽ có thể bị hủy hành trình và đền bù thiệt hại theo quyết định của BTC.
• Thời tiết trong thời gian lưu trú tại Bắc Kinh có thể sẽ dưới 10 độ C vì vậy các thành viên chủ động đem theo áo ấm loại dày để sử dụng trong điều kiện thời tiết giá rét.
• Việc lưu trú tại khách sạn, các thành viên sẽ nhận phòng theo sự phân bổ từ BTC, các trường hợp muốn thay đổi thành viên vui lòng liên hệ BTC để được giải quyết.
• Các thành viên lưu ý phần hành lý theo tiêu chuẩn mà mỗi thành viên được mang tối đa là 15 kg hành lý ký gửi và 07 kg hành lý xách tay. Việc đem theo ngoài số lượng quy định có thể bị buộc phải để lại tại sân bay khi kiểm tra (quý thành viên vui lòng lưu ý vấn đề này).